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Organizando Documentos, por onde começar?

  • 25 de abril de 2022
  • Organizando Documentos, por onde começar?

    A organização de documentos deixou de ser um “luxo” para se tornar uma áreas imprescindível nas empresas, mas por onde começar?

    A organização de documentos da sua empresa seja de modo físico ou digital é imprescindível para o sucesso do seu negócio.

    Os documentos devem ser seus aliados no processo de tomada de decisão e com a organização em dia e uma metodologia implementada, fica fácil acessar a informação e sem perder tempo com esta demanda.

    Você Sabia?

    A organização de documentos é norteada por uma ciência chamada Arquivologia, a maioria das pessoas desconhece esta informação. Ela é quem realiza o entendimento dos documentos da empresa, seu fluxo de entrada e saídas, alocação dos documentos e assim cria uma metodologia personalizada para seu negócio.

    Mas por onde começar? Reunimos 5 dicas para te ajudar.

    A maior dificuldade hoje é saber por onde começar, então juntamos algumas dicas que podem te ajudar:

    1. Saiba por quanto tempo guardar
    • Antes de iniciar a organização é imprescindível que sua empresa tenha uma tabela de temporalidade. Nesta tabela são mapeados os prazos de guarda de cada documento.

    Por exemplo: Movimento financeiro deve-se guardar por 10 anos, mas alguns impostos devem ser arquivados por até 30 anos.

    Desta forma é necessário você organizar estes documentos separados, assim após o prazo de guarda ser concluído fica mais fácil de você descartá-los.

    Para documentos digitais

    2. Não crie uma bagunça digital

    • Separe os documentos por área e crie check lists. Assim você consegue mapear o fluxo documental e ter certeza que está com a última versão do documento arquivada

    3. Informatize a consulta aos documentos de modo seguro

    • É necessário você pensar em um sistema para te ajudar a guardar esta informação. É mandatório que ele esteja de acordo com a legislação LGPD, tenha back-up diário em nuvem e alçada de acessos.

    A legislação LGPD norteia o tratamento de dados que cada empresa realiza. Mapear quem acessa qual tipo de informação é um dos requisitos da legislação. Assim como manter um back-up sempre atualizado caso haja perda da informação por algum motivo.

    Assim você garante a segurança da sua informação e ela fica disponível para quem precisa acessá-la.

    Para documentos físicos

    4. Pense no espaço para guarda física

    • Caso você vá alocar a informação de modo físico, é necessário pensar em um espaço arejado e amplo para sua guarda. Dependendo das condições do espaço, ele pode transmitir fungos aos documentos que ficarão alocados por anos.

    Por isso o espaço precisa ser bem planejado.

    5. Onde posso alocar os documentos

    • Recomendamos utilizar caixas de papelão para alocar os documentos. Ela mantém a temperatura constante, é fácil de manusear e alocar.

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