A organização de documentos deixou de ser um “luxo” para se tornar uma áreas imprescindível nas empresas, mas por onde começar?
A organização de documentos da sua empresa seja de modo físico ou digital é imprescindível para o sucesso do seu negócio.
Os documentos devem ser seus aliados no processo de tomada de decisão e com a organização em dia e uma metodologia implementada, fica fácil acessar a informação e sem perder tempo com esta demanda.
Você Sabia?
A organização de documentos é norteada por uma ciência chamada Arquivologia, a maioria das pessoas desconhece esta informação. Ela é quem realiza o entendimento dos documentos da empresa, seu fluxo de entrada e saídas, alocação dos documentos e assim cria uma metodologia personalizada para seu negócio.
Mas por onde começar? Reunimos 5 dicas para te ajudar.
A maior dificuldade hoje é saber por onde começar, então juntamos algumas dicas que podem te ajudar:
- Saiba por quanto tempo guardar
- Antes de iniciar a organização é imprescindível que sua empresa tenha uma tabela de temporalidade. Nesta tabela são mapeados os prazos de guarda de cada documento.
Por exemplo: Movimento financeiro deve-se guardar por 10 anos, mas alguns impostos devem ser arquivados por até 30 anos.
Desta forma é necessário você organizar estes documentos separados, assim após o prazo de guarda ser concluído fica mais fácil de você descartá-los.
Para documentos digitais
2. Não crie uma bagunça digital
- Separe os documentos por área e crie check lists. Assim você consegue mapear o fluxo documental e ter certeza que está com a última versão do documento arquivada
3. Informatize a consulta aos documentos de modo seguro
- É necessário você pensar em um sistema para te ajudar a guardar esta informação. É mandatório que ele esteja de acordo com a legislação LGPD, tenha back-up diário em nuvem e alçada de acessos.
A legislação LGPD norteia o tratamento de dados que cada empresa realiza. Mapear quem acessa qual tipo de informação é um dos requisitos da legislação. Assim como manter um back-up sempre atualizado caso haja perda da informação por algum motivo.
Assim você garante a segurança da sua informação e ela fica disponível para quem precisa acessá-la.
Para documentos físicos
4. Pense no espaço para guarda física
- Caso você vá alocar a informação de modo físico, é necessário pensar em um espaço arejado e amplo para sua guarda. Dependendo das condições do espaço, ele pode transmitir fungos aos documentos que ficarão alocados por anos.
Por isso o espaço precisa ser bem planejado.
5. Onde posso alocar os documentos
- Recomendamos utilizar caixas de papelão para alocar os documentos. Ela mantém a temperatura constante, é fácil de manusear e alocar.
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