Com a chegada do Covid-19 as empresas foram obrigadas a se reinventar. As estruturas físicas precisaram ser modificadas dando espaço ao home office. Essa transformação no mercado de trabalho, colaborou para a aceleração de alguns processos dentro das empresas e um em especial tem ganhado espaço, a digitalização.
Há de se atentar que a digitalização não é somente digitalizar todos os documentos, é necessário estar atento à legislação e entender o que é aceito juridicamente. Bem como digitalizar somente o que é necessário.
Documento Digital x Eletrônico
Documento digital é o documento físico que passa pelo processo da digitalização. Alguns documentos ainda são aceitos somente fisicamente, por isso se atente em digitalizar somente documentos aceitos ou documentos que sua empresa utiliza frequentemente para consulta. Os demais é necessário fazer sua catalogação em caso de necessitar do físico para consulta.
Documento eletrônico é emitido eletronicamente sem ter o intermédio do papel. Alguns ainda não tem força jurídica ou uma legislação que embase sua aceitação digital.
Legislação
A área de recursos humanos está embasada na legislação do E-Social, que é o sistema onde se transmitem as obrigações trabalhistas ao Governo.
Com a sua chegada as empresas foram obrigadas a se informatizar e emitir inclusive Certificados Digitais, é através deles que o Governo tem ciência que informação transmitida contêm a segurança das informações e por quem ela foi transmitida. Para saber mais clique aqui.
Outra legislação que têm impacto em todas as áreas da empresa é a LGPD (Lei Geral da Proteção de Dados), que regula de que forma os dados pessoais são tratados dentro das empresas. O seu não cumprimento, assim como o E-social, acarreta em multas altíssimas para a empresa.
Aplicabilidade
É interessante você conversar com o contador e o jurídico da sua empresa para entender o fluxo dos documentos e de que forma eles são aceitos.
Alguns documentos ainda não são aceitos digitalmente, mas podem ter grande fluxo para consultas por exemplo. Neste caso é vantajoso para a empresa realizar sua digitalização.
Conte com uma plataforma que resguarde as informações e tenha o rastreio das ações do usuário, como é pedida pela LGPD.
Orientamos que você faça a utilização de um sistema GED.
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