Qual a diferença entre Gestão e Guarda de Documentos?
Temos uma frase que define bem nosso trabalho:
“Guardar é um hábito, organizar é um sistema”
Essa frase me acompanhou muito em minhas aulas dentro do Senac (Serviço Nacional de Aprendizagem comercial) e dentro da Fesp (Faculdade de Sociologia e Política de SP), vou usá-la para conversarmos e trazer uma compreensão mais profunda sobre o tema Gestão de Documentos, dessa forma ao avaliar o assunto terá mais clareza.
Guarda de Documentos
Como guardar papéis tornou-se algo necessário para as empresas, mas “chato, penoso e sem “glamour”, nasce na década de 20 o termo “Arquivo Morto”, que até hoje nos assombra, pois apesar de vivermos na Era da Informação e Conhecimento, os arquivos continuam em maioria sendo tratados e lembrados como nos primórdios da Era Industrial.
Guardar é algo natural para nós, já faz parte do ritmo humano, desde que o homem inicia sua trajetória na escrita, nasce a necessidade de guardar documentos produzidos; essa tarefa historicamente foi delegada há escribas e sacerdotes, por conta dos conhecimentos técnicos e, esses fundamentos foram primordiais para o nascimento das bibliotecas.
Nos acostumamos a pesquisar em bibliotecas e entender que havia um sistema a ser seguido, mas quando falamos em arquivo esse caminho nunca foi “natural”, pois a responsabilidade de organizar os documentos produzidos ficou a cargo do gerador da informação, ou seja, de instituições, empresas etc., apesar da existência da ciência da Arquivologia, poucos a conhecem, mesmo porque, no Brasil não temos essa faculdade em todos os estados, falar sobre a faculdade de Arquivologia é sempre um susto para a maioria das pessoas, me lembro bem de uma pessoa muito sincera que me disse certa vez “Meu Deus, fizeram uma faculdade para isso”, muito espanto sempre, mesmo atualmente, falar sobre sistemas e arquivos juntos parecem “coisas” estranhas.
Entendo a necessidade de reflexão sobre essa questão, pois informação é algo vital para o desenvolvimento de pessoas e empresas, assim quando falamos em arquivos não estou me referindo a papéis, mas sim ao conteúdo dentro dos suportes, ou seja, sua informação pode estar registrada dentro de um papel, de uma foto, de um jornal, dentro de uma planilha em Excel, etc.
Gestão de Documentos
É de vital importância que saiamos do arquivo morto para a luz da era da informação, e o caminho é a Gestão dos documentos, hoje os sistemas de recuperação de informações são eficazes e os resultados com a rapidez dos sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) em nuvem nos traz a disponibilidade imediata de acessar nossas informações em qualquer lugar do planeta, esse é um caminho a seguir, mas para isso precisamos analisar nossos conceitos e preconceitos sobre o tema e buscar o entendimento sistêmico, para que possamos fazer a transição e transformar informação em conhecimento.
Elisabete F. Santos
Presidente – Grupo Criarq
